De foto’s dienen vooraf opgestuurd worden naar Het Gents MilieuFront, Koningin Maria Hendrikaplein 5, 9000 Gent voor 10 november 2009. Het formaat van de foto past in een passe-partout met binnenmaat 30 cm x 40 cm en buitenmaat 40 cm x 50 cm.

De winnaar ontvangt een prijs die wordt uitgereikt op de laatste dag van Eerste Gents Filmfestival, zijnde 21 november 2009.

Een jury stelt de nominaties voor die worden uitgehangen tijdens het Eerste Gents Ecologisch filmfestival. De jury zal bij haar beoordeling aandacht hebben voor verschillende elementen: de relatie met het thema, de originaliteit en de artistieke waarde. Over de beslissingen van de jury wordt geen correspondentie gevoerd.

Uit deze selectie zal elke festivalganger een stem kunnen uitbrengen door middel van een hiertoe ter beschikking gesteld stemformulier op elke dag van het filmfestival. Er kan gekozen worden uit de door de jury aangeduide werken. De stemmen van het publiek worden geteld en op deze manier wordt de uiteindelijke winnaar bepaald.

Per deelnemer mogen maximaal 3 werken ingeleverd worden.

Alle ingeleverde werken blijven eigendom van de maker. Tegelijk verwerft het GMF een copyright op de werken (gratis gebruik). Uiteraard zal het GMF de inzendingen met de grootste zorg behandelen, maar het GMF kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor beschadiging, diefstal of verlies.